En av de viktigaste faktorerna till att ha en bra intervju med en kandidat är förberedelse. Intervjuer är i många fall den största urvalsdelen av rekryteringsprocessen och därmed värda att genomföra ordentligt. Du bör redan på förhand ha en bild av vad du vill ha ut av intervjun och av kandidaten, inte bara se det som en trevlig fika. Vi menar inte att intervjun inte får vara trevlig, men ett mellanting mellan en fika och en ensidig utfrågning är ett bra mål. Du ska kunna komma från intervjun och ha fått en bättre uppfattning om kandidaten kan sköta jobbet bra. Inte bara egentligen fått reda på att du känner att hen är en trevlig person att dricka kaffe med.
Självklart ska även kandidaten under intervjun få förståelse för vilka ni är och vad jobbet innebär. Att börja förbereda sig mer inför intervjuer kanske tar lite extra tid, men ha i åtanke vad en felrekrytering kostar i både tid och pengar.
Förberedelser och kravprofil
Redan innan du ens publicerar en annons och börjar ta in ansökningar är det bra att ha en kravprofil för tjänsten som svarar på frågan: Vad behöver kandidaten kunna/vara för att sköta jobbet bra? Det är lätt att tänka (och skriva i en annons) t.ex. att personen behöver vara strukturerad och serviceminded. Det menar vi inte är fel. Det är snarare ett steg på vägen. Ta det bara ett steg längre och fundera kring vad dessa ord betyder för dig. Vad betyder strukturerad och serviceminded? Varför krävs dessa egenskaper/erfarenheter för rollen? Skriv gärna ned dessa definitioner.
Intervjuguide
Efter du definierat egenskaperna och kompetenserna som krävs behöver du fundera på hur du på intervjun tar reda på om kandidaten uppfyller kraven. Skriv ned några frågor om varje kompetens/egenskap/erfarenhet som du ska ställa på intervjun.
Det finns flera anledningar till att inför intervjun skriva ned en intervjuguide med frågorna du ska ställa. Med en intervjuguide har du alltid något att falla tillbaka på under intervjun och se till att du får ut vad du behöver. Ställer du samma frågor, i ungefär samma ordning, till alla kandidater, får alla samma chans till en mer rättvis bedömning i slutändan.
Antingen kan intervjuguiden fungera som ett manus för hela intervjun eller endast som en lista med frågorna du ska ställa. Är du extra proffsig kan du till och med skriva ned följdfrågor som kan ställas för att få så konkreta svar som möjligt. Fundera även kring ungefär vad som är ”rätt” svar på dina frågor för att underlätta bedömningen efter.
Hur vet man vilka frågor man ska ställa då?
Du ska ställa frågor som är relevanta för att ta reda på om kandidaten har de kompetenser/erfarenheter/egenskaper som krävs för rollen. Undvik alltså frågor som riskerar att inte ge svar som är relevanta som t.ex. ”Berätta lite om dig själv” eller ”Vad gör du på fritiden?”. Utöver att dessa oftast inte utgår från er kravprofil, kommer dessa svar öka risken för att du får en bättre magkänsla för någon som är lik dig själv. Vår magkänsla är inte alltid toppen på att avgöra vem som faktiskt kommer utföra jobbet bäst. Vill du inleda med en lite ”lättare” fråga är det jättebra för att mjuka upp nervösa kandidater, men då passar t.ex. en fråga om vad som gjorde kandidaten intresserad av er/tjänsten bättre.
Intervjufrågor bör vara direkt kopplade till din kravprofil. Dela gärna upp så att du både ställer frågor om nuvarande arbetssituationen, relevanta tidigare erfarenheter och personliga egenskaper. Ska personen, enligt kravprofilen, vara strukturerad och serviceminded skriver du ett par frågor om varje egenskap som kan visa om kandidaten uppfyller kraven.
Undvik stängda eller ledande frågor som kandidaten kan svara ja eller nej på eller som har ett för uppenbart rätt svar. Istället för att fråga ”Är du strukturerad?” eller ”Trivs du med tydliga strukturer?” kan du ställa frågor som: ”Berätta om en arbetssituation där det krävdes att du var strukturerad. Vad gjorde du och hur gick det?” eller ”Hur arbetar du med struktur idag?”. Frågorna bör bero på hur du definierat de personliga egenskaperna i kravprofilen.
Dags för intervju
I dina förberedelser ingår självklart att läsa igenom kandidatens ansökan en extra gång inför intervjun. Du kan inleda mötet med att presentera dig själv och upplägget för intervjun och sedan gå in på dina frågor. När du berättar om upplägget informerar du kandidaten om när hen kan ställa sina frågor och kolla om upplägget känns ok för kandidaten. Informera om att du kommer att anteckna under hela intervjun för ditt eget minnes skull och för att det ska bli en rättvis bedömning av alla. För visst kommer du att anteckna?
Vi människor är bra på att blanda ihop och göra egna tolkningar när minnet börjar svika och det behöver inte ta många minuter innan minnet sviker oss. Speciellt inte eftersom intervjuer ofta är en timme fullspäckad med ny information som processas. Anteckna gärna stödord som kandidaten säger för att sedan kunna gå tillbaka och jämföra olika kandidaternas svar. Kandidaten kan bli obekväm om du fokuserar mer på skrivandet än hen, så missa inte att vara närvarande.
Berätta mer om tjänsten och om er kan du med fördel göra efter du ställt dina frågor. Detta dels för att nervösa kandidater tenderar att fokusera mer på vad de själva ska säga sen och mindre på vad du berättar om er. Och dels för att du med din presentation om er och tjänsten kan riskera att färga kandidatens svar. Det är lika viktigt att kandidaten får en bra och korrekt uppfattning av er och tjänsten som du av hen, så var transparent med eventuella utmaningar med rollen samtidigt som du säljer in varför man ska välja att jobba hos er.
Runda av intervjun med eventuella frågor från kandidaten och ge hen chansen att komplettera om hen vill fylla i något. Berätta om hur processen kommer se ut framöver och när hen kan förvänta sig återkoppling.
Lägg sedan några minuter efter intervjun på att sammanfatta dina tankar och komplettera dina anteckningar. Jämför kandidaterna på lika villkor och känn dig trygg med att du gjort vad du kan för att hitta den person som kommer vara bäst för tjänsten.
Vi på Bokadero stöttar dig gärna i dina rekryteringsprocesser, antingen genom att ta över delar av processen du inte vill hantera eller genom att finnas där med tips.
Läs mer om Bokadero Rekrytering här: https://www.info.bokadero.se/rekryteras
Eller kika på fler tips kring rekryteringsprocesser: Tar ditt varumärke stryk när du rekryterar? (bokadero.se)